Akta pracownicze 2019. Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracownika. Elektroniczne akta osobowe i dokumentacja pracownicza od 1.1.2019

Od początku roku pracodawcy mogą krócej niż dotychczas przechowywać dokumentację kadrowo-płacową. Czas archiwizowania dokumentacji pracowników zatrudnionych od stycznia 2019 r. skróci się z 50 do 10 lat.

Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych zależy od terminu zatrudnienia pracownika i działań, które w pewnych wypadkach musi podjąć pracodawca.

Przez 50 lat (od dnia zakończenia pracy pracownika) nadal trzeba będzie przechowywać dokumentację:

• pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.
• akta, których dokumentacja zawiera dane o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z górniczą lub zaliczanej do górniczej.

Przez 10 lat można przechowywać akta pracowników:

• zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.
• zatrudnionych w latach 1999-2018, pod warunkiem, że pracodawca złoży oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA

Zakład Ubezpieczeń Społecznych dostosował właśnie program Płatnik i ePłatnik do nowych przepisów. Przedsiębiorcy mogą pobrać nową wersję Płatnika do 25 stycznia, która zastąpi dotychczasową wersję.

Od 1 do 25 stycznia funkcjonują równolegle dwie wersje programu Płatnik, stara czyli 10.01.001 oraz nowa 10.02.002.

Przedsiębiorcy, którzy w styczniu rozliczali składki za grudzień 2018 r. mogli to zrobić na dwa sposoby. Po staremu, ale również z wykorzystaniem nowej wersji Płatnika, w zaktualizowanym formularzu ZUS DRA, tj. deklaracji rozliczeniowej.

Nową wersję programu Płatnik można pobrać ze strony internetowej ZUS. Tam też dostępne są informacje o wymaganiach systemowych i sprzętowych. Jest instrukcja krok po kroku jak to zrobić. Każdy może pobrać podręcznik użytkownika oraz samodzielnie przejść elektroniczne szkolenie z obsługi programu Płatnik. Natomiast wszystkich, którzy mają pytania na temat elektronizacji akt pracowniczych czy też nowej wersji Płatnika, zachęcamy do kontaktu z pracownikami na Sali klientów w naszych jednostkach - wyjaśnia Sebastian Szczurek, regionalny rzecznik prasowy ZUS.

Już od 26 stycznia nowy Płatnik na dobre zastąpi „starego”. Rozliczenie składek w lutym za poprzedni miesiąc czyli styczeń 2019 trzeba już przygotować w nowej wersji programu.

Jeśli pracownik w styczniu 2019 roku osiągnął bądź osiągnie przychody za poprzednie lata (np. „trzynastkę”) poza raportem ZUS RCA powinno się przekazać do Zakładu także nowy dokument ZUS RPA. Tak będzie przy rozliczaniu składek za każdy miesiąc, w którym nastąpi wypłata za ubiegłe lata.

e-Akta – przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej

Zmiany przepisów dają pracodawcy możliwość wyboru postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej (obecnie obowiązkowa jest papierowa postać).

Pracodawca sam będzie decydował, czy chce archiwizować dokumenty w postaci papierowej, czy elektronicznej. Będzie można zamienić dotychczasową dokumentację papierową na elektroniczną.

Jak tworzyć dokumentację w postaci elektronicznej

Jeżeli pracodawca oraz pracownik posługują się podpisem elektronicznym, dokumenty mogą być tworzone pierwotnie jako elektroniczne.

Zazwyczaj pracownicy nie dysponują podpisami elektronicznymi i dokumenty podpisywać będą ręcznie. W tej sytuacji możliwe jest też tworzenie dokumentacji elektronicznej poprzez skan dokumentu papierowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby. Podpis potwierdza zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.

Uwaga! Nie możesz żądać od pracownika posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie tylko wtedy, gdy będzie on posiadał taki podpis, jeśli go nie ma, to wnioski i dokumenty są podpisywane tradycyjnie.

Jeżeli zamierzasz zmienić dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną, najpierw musisz zrobić skany lub w inny sposób sporządzić odwzorowanie cyfrowe.

Zmianie na wersję cyfrową mogą zostać poddane akta zarówno byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania tych akt.

Następnie podpisujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, potwierdzając zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Dokumentacja pracownicza obejmuje:

• akta osobowe pracowników (zawierają informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy)
• pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (obejmuje ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, a także dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami).

Po upływie 30 dni, jeżeli pracownik nie odbierze dokumentacji, możesz zniszczyć jej poprzednią postać.

Pracowników informujesz w takiej formie, w jakiej do tej pory przekazywałeś informacje np. pismem obiegowym, w postaci maila, czy informując w sposób bezpośredni.

Pamiętaj, że o zmianie postaci przechowywania dokumentacji musisz poinformować także byłych pracowników: na piśmie lub elektronicznie.

Prawo do odebrania dokumentacji papierowej (w przypadku śmierci pracownika) w terminie 30 dni mają:

• dzieci, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione
• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka
• małżonek (wdowa i wdowiec)
• rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposobione.

Poprzednią postać dokumentacji pracowniczej możesz zniszczyć po upływie 30 dni od dnia poinformowania pracowników o możliwości jej odbioru.

Po zmianie dokumentacji na elektroniczną, możesz uznać, że chcesz powrócić do przechowywania dokumentów w wesji papierowej.

W tej sytuacji:

• drukujesz wszystkie dokumenty
• podpisujesz wydruki (jako pracodawca albo przez osoby przez niego upoważnione, potwierdzając zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym, zrób to na każdej stronie dokumentu (w celach bezpieczeństwa)
• informujesz pracowników o zmianie formy przechowywania dokumentów
• umożliwiasz odbiór dokumentów po upływie wyznaczonego 30 dniowego terminu.

Pamiętaj!

1. dokumentacja pracownicza może być od razu utworzona elektronicznie jeśli posługujesz się podpisem elektronicznym
2. pracodawca może wielokrotnie zmieniać postać dokumentacji pracowniczej np. z papierowej na elektroniczną, z elektronicznej na papierową i znowu z papierowej na elektroniczną ale zawsze trzeba dopełnić wszystkich opisanych wyżej formalności
3. pracodawca może prowadzić i przechowywać część dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej a część w postaci elektronicznej.

W przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej:

• z papierowej na elektroniczną – sporządzenie odwzorowania cyfrowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym
• z elektronicznej na papierową – sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym

Poinformowanie pracowników o:

• zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej
• możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji.

Rośnie PŁACA MINIMALNA