Biznes nie musi być kosztowny. Jak ograniczyć koszty funkcjonowania firmy

Oto pomysły na ograniczenie kosztów funkcjonowania małej firmy, które mogą pomóc zwiększyć jej efektywność.

W czasie nawet nieznacznego pogorszenia koniunktury koszty prowadzenia działalności zaczynają ciążyć bardziej niż wcześniej. Jednak nie warto się poddawać, bo mimo, że z jednej strony taki czas jest dla przedsiębiorców wyzwaniem, to z drugiej może też być szansą na zwiększenie udziałów w rynku. Te firmy, które będą potrafiły umiejętnie ograniczyć zbędne koszty, mają szansę przewartościować swoją pozycję.

Jednym z największych stałych kosztów dla mikroprzedsiębiorców w Polsce są obowiązkowe ubezpieczenia społeczne, zarówno zatrudnionych w firmie pracowników, jak i własne. Minimalny miesięczny koszt razem ze składką zdrowotną wynosi dziś 981 złotych, czyli prawie 30 proc. średniego wynagrodzenia brutto. Są to koszty stałe, które  w równym stopniu dotyczą wszystkich przedsiębiorców – nie ma na nie rady. Gdzie zatem szukać ulgi finansowej? Przyjrzyjmy się jak, prowadząc własną działalność gospodarczą lub działając jako mała firma, można znaleźć oszczędności. Innymi słowy zwróćmy uwagę na te koszty, o których decydujemy sami.

Nie sposób rozwijać firmy bez pracowników. Jednak każda nowa osoba niesie ze sobą dla małej firmy zarówno korzyści, jak i potencjalne ryzyko. Po pierwsze, jak już wspomnieliśmy, ustawowe koszty zatrudnienia ponoszone przez pracodawcę, są sztywne. Przyjęcie każdego nowego pracownika musi więc zostać dobrze skalkulowane w ramach biznes planu tak, aby korzyści wynikające z pracy nowej osoby na przestrzeni określonego okresu, przewyższyły związane z jej zatrudnieniem koszty. Należy też pamiętać, że zanim nowy pracownik będzie w stanie wykonywać swoje obowiązki samodzielnie i w pełni produktywnie, minie trochę czasu. To, czy inwestycja w zatrudnienie go jest opłacalna, okazuje się często dopiero po wielu miesiącach.

Jak więc rozsądnie planować zatrudnienie? Jeśli chcesz prowadzić elastyczny biznes, tam gdzie nie jest potrzebne zaangażowanie wykwalifikowanego specjalisty, warto szukać stażystów – z tymi jednak zastrzeżeniami, że musisz poświęcić odpowiednią ilość czasu na ich staranny wybór spośród licznego zazwyczaj grona kandydatów, oraz zdawać sobie sprawę z tego, że wprowadzenie w zakres obowiązków potrwa i potrzebny jest dokładny instruktaż ze strony szefa lub osoby wprowadzającej, a to zabiera czas. Stażyści mają jednak tę przewagę nad bardziej doświadczonymi pracownikami, że z założenia traktują pracę tymczasowo.

– Dla młodych osób praca na podstawie krótkoterminowej umowy, w ramach stażu lub pracy wakacyjnej, nie jest problemem. Cenią sobie przede wszystkim możliwość zdobywania doświadczenia – mówi Izabela Kielczyk, coach biznesowy. – Obserwuję, że młodzi ludzie są skoncentrowani na dobrym wykorzystaniu czasu stażu. Chcą dokładnie poznać zakres obowiązków, bo przysłowiowe „parzenie kawy i kserowanie” ich nie interesuje. Nastawieni są na zdobywanie konkretnych umiejętności zawodowych. Brak doświadczenia rekompensują entuzjazmem, co czyni z nich bardzo wysoce zmotywowanych pracowników.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i nie słyszałeś o cloud computingu, to znaczy, że tracisz pieniądze i nie wykorzystujesz wszystkich szans, jakie dają nowoczesne technologie. „Could computing” to nowy trend w informatyce, który zakłada, że coraz mniej danych i programów znajduje się bezpośrednio na naszych urządzeniach (komputerach, telefonach, tabletach, serwerach), a coraz więcej w „chmurze”, czyli na wirtualnych serwerach Google, Amazona, Microsoftu, Apple czy Adobe. Co to oznacza?

– Tworząc infrastrukturę firmy nie trzeba koniecznie inwestować w zaawansowane urządzenia przechowujące dane (typu serwer), czy w firmową sieć komputerową. Pracownicy mogą zapisywać dane i wymieniać się nimi wykorzystując dostępne przez dowolne urządzenie serwisy, jak choćby popularny Dropbox, dostępny od niedawna Google Drive, czy najbardziej nastawiony na potrzeby firm box.com – wyjaśnia Bartłomiej Owczarekz firmy doradczej Goldenberry. – Serwisy takie są niewątpliwie bardzo wygodne w czasach, kiedy nasza efektywność i skuteczność w dużej mierze opiera się na mobilności i szybkim dostępie do danych, ważne jest jednak również, aby określić zasady korzystania z nich w kontekście bezpieczeństwa i kontroli dostępu do dokumentów – podkreśla Bartłomiej Owczarek. 

A cloud sourcing? To mniej więcej to samo w odniesieniu do procesów wykonywanych w firmie. Rodzaj outsourcingu (często nazywany outsourcingiem trzeciej generacji), jednak może być jeszcze tańszy i łatwiejszy w zastosowaniu. W modelu cloud sourcingu nie eksportujemy całych procesów do zewnętrznej firmy, a jedynie zlecamy konkretne zadania aplikacjom w „chmurze”, które możemy powiązać z architekturą organizacji. Zamiast zatrudniać księgową, wiele mikrofirm decyduje się prowadzić uproszczoną księgowość samodzielnie, przy wsparciu zdalnej platformy internetowej. Aplikacje takie są na bieżąco aktualizowane przez specjalistów dostępnych online.

– W ten sposób nawet kilkuosobowej firmie można zapewnić profesjonalne i co ważne bezpłatne (lub bardzo tanie) narzędzia nie tylko do księgowości, ale choćby do zarządzania relacjami z klientami, czyli tzw. CRM, e-learning czy system wspierający proces rekrutacji – wymienia Owczarek.

Jak podkreśla Monika Szlosek, dyrektor Departamentu Bankowości Detalicznej w Deutsche Bank PBC, również instytucje finansowe widzą ten trend i starają się wychodzić naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców ery „cloud”. – Dzięki udostępnianiu coraz bardziej zaawansowanych platform bankowości elektronicznej, rolę specjalisty od finansów firmy może teraz efektywnie przejąć sam właściciel, wspierany przez odpowiednie narzędzia, także te dostarczane przez bank – zaznacza Monika Szlosek. Jako przykład przytacza listę dodatkowych funkcjonalności, które Deutsche Bank PBC udostępnia właścicielom nowego rachunku dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą dbNET Biznes: sześć miesięcy darmowego korzystania z serwisu faktura.deutschebank.pl, dostęp do darmowej na początku, a później tańszej niż standardowo usługi Paczkomatów, specjalną ofertę na założenie sklepu internetowego na portalu Facebook czy też rabaty na połączenia lotnicze.

– Bankowość elektroniczna to dziś najważniejszy element oferty dla mikroprzedsiębiorców – podkreśla Szlosek. Według badania Deutsche Bank PBC przeprowadzonego wśród właścicieli mikro i małych firm aż 9 na 10 respondentów (91 proc.) wskazało bankowość elektroniczną jako priorytet przy wyborze konkretnej oferty.

Niektórzy odnoszą cloud sourcing także do zlecania konkretnych zadań specjalistom, którzy albo zapewniają wsparcie, gdy korzystamy z ich aplikacji, albo wykonują określone zadania specjalnie dla nas. Nie są jednak pracownikami w pełnym tego słowa znaczeniu, gdyż zlecamy im tylko określone zadania zdalnie i nie wiąże ich z firmą żaden stosunek pracy. Dzięki temu możemy zatrudnić na godzinę czy dwie najlepszych fachowców, na których nie stać byłoby naszej firmy w pełnym wymiarze. Jak ich znaleźć? Za pomocą dedykowanych serwisów internetowych, takich jak oDesk.com, freelancer.com czy polskie favore.pl. Zawierają rekomendacje firm, które korzystały już z usług danego specjalistu. Pozwalają też dotrzeć do pracowników niezależnie od barier geograficznych. Warszawska firma, zatrudniając programistę z innego województwa, może znacznie obniżyć koszty np. utrzymania własnego serwisu internetowego.

Pewnych kosztów stałych nie sposób uniknąć, ale można je zmniejszyć współpracując w grupie. Wynajęcie większej powierzchni biurowej wspólnie z innymi firmami jest dużo tańsze niż suma kosztów niewielkich biur. – Efekt skali jest jednym z głównych argumentów przy negocjacji warunków najmu – potwierdza Marcin Wasilewski z firmy Nuvalu, która zajmuje się pośrednictwem nieruchomości komercyjnych. – Właściciele są skłonni dać kluczowym najemcom więcej zachęt finansowych. Korzystają z tego firmy typu instant office i co-working: wynajmują dużą powierzchnię w budynku i następnie oferują najem nawet jednego stanowiska pracy na dni lub godziny. Z pewnością jest to bardzo dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy nie potrzebują utrzymywać biur na stałe – mówi Wasilewski. W Warszawie, Wrocławiu, Krakowie, Poznaniu i innych dużych polskich miastach jest już wiele centrów tzw. co-workingu, gdzie w jednej przestrzeni działają obok siebie różne małe przedsiębiorstwa i freelancerzy. Podobny efekt można osiągnąć negocjując ceny dostaw przeróżnych materiałów, towarów czy usług, np. tak podstawowych jak sprzątanie.

Coraz więcej aplikacji dostępnych jest za darmo. Google udostępnia pakiet biurowy, właśnie w „chmurze”. Z jego podstawowej wersji można korzystać bez żadnych opłat. Jeśli nie ufasz cudzym serwerom, możesz korzystać z Open Office, biurowego pakietu dostępnego na otwartej licencji, co gwarantuje brak opłat, a jednocześnie spełnia podstawowe wymogi bezpieczeństwa. Oszczędzić na oprogramowaniu można korzystając też ze społecznościowego systemu operacyjnego. Popularną wersję Linuksa – Ubuntu – instaluje się i obsługuje już tak łatwo jak komercyjne produkty, a dostępne aplikacje są w większości kompatybilne z innymi platformami.

Darmowe oprogramowanie to nie tylko podstawowe pakiety biurowe, ale też bardziej zaawansowane programy, kluczowe dla działania przedsiębiorstwa, jak np. CRM (Customer Relationship Management). Rozwiązania takie jak FreeCRM czy Zoho CRM są utrzymywane przez profesjonalne zespoły, które nieustannie rozwijają oprogramowanie i oferują wsparcie. Producenci tych systemów działają w tzw. modelu Freemium. Udostępniają darmowe oprogramowanie mikrofirmom, a zarabiają na sprzedaży wersji potrzebnych większym podmiotom (obsługujących więcej stanowisk).

Negocjuj!

Targowanie się nie jest naturalne w polskiej kulturze tak, jak choćby w kulturze arabskiej. Jednak to, że podczas codziennych zakupów nie negocjujemy cen, nie znaczy, że nie możemy tego robić w biznesie. Spowolnienie gospodarcze to czas, w którym każdy musi sobie radzić z mniejszym popytem. Także firmy, dostarczające ci swoje usługi.

Szukaj bardziej atrakcyjnych dostawców mediów i usług finansowych. Internet, telefony, prąd, ubezpieczenie, wreszcie usługi bankowe to produkty, których ofertę łatwo ze sobą zestawić. Dlatego co jakiś czas warto poświęcić chwilę na analizę konkurencyjnych ofert. Szczególnie w Polsce rynki te wciąż się rozwijają, pojawiają się nowi gracze z coraz bardziej konkurencyjnymi ofertami. Oferty kont firmowych można sprawdzić na przykład korzystając z popularnych porównywarek internetowych, jak np. Comperia.pl.

Obecnie to potencjalni klienci sami aktywnie wyszukują informacji na temat usług. Coraz częściej wybieramy fryzjera nie dlatego, że ktoś dał nam ulotkę zachwalającą dany salon, a nawet nie dlatego, że ktoś nam go polecił, ale dlatego, że trafiliśmy na jego profil w Internecie, gdzie opublikował swoje portfolio. Prowadząc biznes masz ogromną wiedzę na temat branży, w której działasz. Tej wiedzy szukają potencjalni klienci i kontrahenci. Publikując porady, swoje przemyślenia, zdjęcia, linkując do nowinek na rynku na firmowym blogu czy profilu na Facebooku zyskujesz bardzo skuteczną reklamę. Treść bez dodatkowych kosztów trafi bezpośrednio do najbardziej zainteresowanych.

Media społecznościowe można też bezpośrednio połączyć ze sprzedażą. Wbrew pozorom nie wymaga to dużych inwestycji. Można skorzystać z gotowej platformy. Usługę sklepu na Facebooku oferuje polski serwis InFlavo. Można ją wypróbować za darmo. Dopiero, gdy rozwiązanie się sprawdzi, można przejść na płatne konto. To jedna z usług na którą zniżkę zaproponował Deutsche Bank w ramach pakietu do swojego konta dbNET Biznes.

W czasach słabszej koniunktury większość firm często otrzymuje mniej zamówień niż byłaby w stanie obsłużyć. Z drugiej strony z powodu zmniejszonych przychodów, muszą one rezygnować z części potrzebnych im usług. Wymiana barterowa rozwiązuje ten problem, a możliwości w tym zakresie zwiększa Internet. W USA działają już serwisy u-exchange.com czy tradebank.com, które ułatwiają odnalezienie partnera, z którym rozliczymy się bez pośrednictwa gotówki. Są też pierwsze polskie projekty, jak np. barteronline.pl.