reklama

Polacy ufają tylko papierowi. E-faktury ich nie przekonują

RedakcjaZaktualizowano 
Papierowe faktury wcale nie przechodzą do lamusa. Co prawda przedsiębiorcy powoli doceniają ich wersje elektroniczne i wiedzą, że opłaca się je wysyłać, ale wciąż nie potrafią zachęcić do tego rozwiązania swoich kontrahentów.

Oszczędności przedsiębiorstw wynikające z braku konieczności drukowania i wysyłania faktur raczej nie przekonają ich odbiorców do e-faktur. Jak zatem zmienić ich podejście do elektronicznych dokumentów?

Niechęć do otrzymywania e-faktur wynika najczęściej z przyzwyczajenia do tradycyjnej, papierowej formy niż faktycznych potrzeb. Osoby młodsze, wykształcone i na co dzień korzystające z Internetu częściej decydują się na elektroniczne odpowiedniki faktur. Są jednak firmy, w których klienci i kontrahenci niekoniecznie należą do tej grupy. W tej sytuacji nie pozostaje nic innego jak zachęcić ich do nowej formy dokumentów.

Na zmianie przyzwyczajeń tych nieprzekonanych najbardziej zależy dużym przedsiębiorstwom, które wysyłają miesięcznie nawet do kilkuset druków. Dostarczenie jednej faktury pocztą to koszt ponad 1,50zł, co w skali roku generuje duże i niepotrzebne koszty administracyjne. W przypadku małych firm, które z kolei wysyłają kilkanaście faktur wydatek na zakup np. elektronicznego podpisu zwróci się wprawdzie dużo później, ale przyśpieszy znacznie proces ich dostarczania.

Faktura elektroniczna musi jednak spełniać warunek autentyczności pochodzenia oraz integralności jej treści. Można go zrealizować wykorzystując w tym celu wspomniany już bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu bądź zastosować elektroniczną wymianę danych (EDI).
Choć wydatek np. na zakup elektronicznego podpisu nie jest mały, to jednak przy dużej liczbie wysyłanych dokumentów jego koszt zwraca się już nawet po pierwszym miesiącu.

Jednak zdaniem specjalistów brak podpisu elektronicznego nie sprawia, że faktura przestaje być traktowana jako ważny dokument księgowy. – Podpis elektroniczny oraz elektroniczna wymiana danych to tylko przykłady zabezpieczeń dozwolonych przez ustawodawcę. Nie są to jednak jedyne sposoby zapewniające autentyczność oraz integralność dokumentu. Pomocna może być tu dyrektywa UE, zgodnie, z którą każdy podatnik sam określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury – mówi Agnieszka Koperska, menedżer w dziale audytu w Baker Tilly Poland.

Zmotywowany kontrahent

Mało prawdopodobne żeby sceptycznie nastawionych do e-faktur przekonały względy finansowe czy ekologiczne. Pieniądze, które można zaoszczędzić zastępując tradycyjną fakturę dokumentem w formie elektronicznej są bowiem korzyścią wystawcy dokumentu, a nie jego odbiorcy. Dołączanie do wysyłanej faktury informacji o możliwości przejścia na elektroniczne odpowiedniki dokumentu również mogą okazać się mało skutecznym sposobem na zachęcenie odbiorców.
Tym bardziej nietrafionym pomysłem jest odzwyczajanie konserwatywnych odbiorów za pomocą pobierania opłat za papierowe faktury. Na każdego działają inne zachęty. Na podstawie przeprowadzonych badań okazało się, że rozwiązaniem może być zapewnienie klienta czy kontrahenta, że w razie niezadowolenia z otrzymywania e-faktur będzie on mógł powrócić do wersji papierowej.

Przekonując odbiorców do faktur w formie elektronicznej można wskazać jako zaletę swobodny dostęp do dokumentów z poprzednich miesięcy. Aby dodatkowo wesprzeć proces zmiany warto również powiadamiać wcześniej klientów o terminie zapłaty np. wysyłając SMS.

Pozytywne efekty może przynieść nagradzanie klientów, którzy zdecydowali się przejść na nową formę faktury, np. upominkiem, poprzez wydłużenie terminu spłaty czy rabatem na daną usługę. Przekonując odbiorców do e-faktury warto podkreślać atuty, o których zdaje się zapominają jego przeciwnicy, m.in. fakt, że dokument trafia do odbiorców zaraz po jego wysłaniu. Ponadto otrzymywanie rachunków i faktur w formie elektronicznej znacznie wpływa na wygodę ich przechowywania i przeglądania. Znacznym udogodnieniem jest pewność otrzymania jej we właściwym terminie oraz co dzisiaj wydaje się oczywistym rozwiązaniem dostęp do rachunków
z każdego miejsca i w dowolnym momencie.

60 Sekund Biznesu: Wyczerpuje się imigracja ukraińska

Wideo

Materiał oryginalny: Polacy ufają tylko papierowi. E-faktury ich nie przekonują - Kurier Poranny

Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych”i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Komentarze 1

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA i obowiązują na niej polityka prywatności oraz warunki korzystania z usługi firmy Google. Dodając komentarz, akceptujesz regulamin oraz Politykę Prywatności.

Podaj powód zgłoszenia

G
Gustaw46

Zupełnie nie rozumiem tej niechęci Polaków do faktur elektronicznych. Niesie przecież ona za sobą tyle korzyści, ale myślę, że to nasza wrodzona zaściankowość powoduje tą nieuzasadnioną rezerwę do tego typu nowinek. Jako naród nie jestesmy otwarci na to co nam oferuje współczesny rynek i moim zdaniem jeszcze długo czasu upłynie zanim polubimy efaktury. Ja na szczęście mam odwagę, by być szczęśliwym użytkownikiem faktur elektronicznych i czerpać z nich oczywiste korzyści. Proponuję wszystkim niedowiarkom zalogować się do systemu do fakturowania online Bizin i sprawdzić czy efaktura to zło wcielone ;)

Dodaj ogłoszenie

Wykryliśmy, że nadal blokujesz reklamy...

To dzięki reklamom możemy dostarczyć dla Ciebie wartościowe informacje. Jeśli cenisz naszą pracę, prosimy, odblokuj reklamy na naszej stronie.

Dziękujemy za Twoje wsparcie!

Jasne, chcę odblokować
Przycisk nie działa ?
1.
W prawym górnym rogu przegladarki znajdź i kliknij ikonkę AdBlock. Z otwartego menu wybierz opcję "Wstrzymaj blokowanie na stronach w tej domenie".
krok 1
2.
Pojawi się okienko AdBlock. Przesuń suwak maksymalnie w prawą stronę, a nastepnie kliknij "Wyklucz".
krok 2
3.
Gotowe! Zielona ikonka informuje, że reklamy na stronie zostały odblokowane.
krok 3