Twoja emerytura: Jakie dokumenty potrzebne są do ustalenia kapitału początkowego?

Od wysokości kapitału początkowego zależeć będzie przyszła emerytura osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r., jeżeli opłacały składki na ubezpieczenie społeczne lub były zatrudnione przed 1999 r. co najmniej 6 miesięcy i jeden dzień.

Konieczne dokumenty

Dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzenia jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, wystawione przez pracodawcę lub prawnego następcę pracodawcy na druku ZUS Rp-7.

Zaświadczenie na wymienionym druku powinno być wystawione na podstawie zachowanej dokumentacji osobowej i płacowej.

Ważne

Inne składniki wynagrodzenia - premie, nagrody, dodatki - mogą być uwzględnione tylko wówczas, jeżeli zachowana dokumentacja wskazuje na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości, a ponadto od składników tych istniał obowiązek odprowadzenia składki na ubezpieczenie społeczne. Nie można uwzględniać składników wynagrodzenia określonych w dokumentacji osobowej pracownika, jeżeli przysługiwały warunkowo i wypłacano je w zmiennych wysokościach (np. premia uzależniona od wyników pracy), a z dokumentacji nie wynika ich faktyczna wysokość.

Jeżeli dokumentacja płacowa nie zachowała się, zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (ZUS Rp-7) pracodawca (lub prawny następca pracodawcy) może wystawić na podstawie dokumentacji zastępczej z akt osobowych pracownika (np. na podstawie umowy o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu oraz innych pism, w których zawarte są dane dotyczące wynagrodzenia pracownika).

Wykazane mogą być tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako składniki stałe i zostały określone w dokumentacji, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo.

Jeżeli z dokumentacji innej niż płacowa wynika, że wynagrodzenie pracownika było określone stawką godzinową, to może być ono wykazane, jeśli zachowały się dane dotyczące liczby godzin, jaką pracownik faktycznie przepracował w danym okresie, na danym stanowisku (dziennie, tygodniowo, miesięcznie).

Dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzenia może być też legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca odpowiednie wpisy o zatrudnieniu i wysokości wynagrodzenia, dokonane przez pracodawcę (lub następcę prawnego) w trakcie stosunku pracy albo niezwłocznie po rozwiązaniu umowy o pracę.

Na podstawie wpisów w niej nie może być wystawiane zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Osoby, które pobierały zasiłek dla bezrobotnych (zasiłek szkoleniowy lub stypendium) przedkładają zaświadczenie z urzędu pracy stwierdzające okres pobierania zasiłku oraz kwotę wypłaconego zasiłku w danym roku kalendarzowym.

Osoby, które pobierały zasiłek stały z opieki społecznej, od którego opłacana była składka na ubezpieczenie społeczne, powinny dostarczyć zaświadczenie z opieki społecznej stwierdzające okres pobierania zasiłku oraz kwoty, od których ośrodek pomocy społecznej opłacał składki na ubezpieczenie społeczne.

Pracodawca jest zobowiązany do wystawienia dokumentów niezbędnych do ustalenia kapitału początkowego dla pracowników aktualnie zatrudnionych, a także byłym pracownikom, gdy wystąpią z taką prośbą. Powinno to być:

zaświadczenie potwierdzające okres zatrudnienia oraz inne okoliczności mające wpływ na wysokość kapitału początkowego (z wyszczególnieniem np. okresów pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy i kwot tego wynagrodzenia, okresów pobierania zasiłku chorobowego, okresów urlopów wychowawczych i bezpłatnych oraz innych okoliczności),

zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp-7.

Wniosek o ustalenie kapitału początkowego wraz z dokumentacją najlepiej złożyć w oddziale ZUS, na terenie którego ubezpieczony jest zameldowany na pobyt stały.

Osoby, które mieszkają za granicą, w państwach UE lub i Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub byłej Jugosławii (oprócz Słowenii), jeżeli spełniają warunki do obliczenia kapitału początkowego, tj.:

urodziły się po 31 grudnia 1948 r. oraz
posiadają przebyte w Polsce okresy pracy, ubezpieczenia lub służby przed 1999 r.
wniosek o ustalenie kapitału początkowego przesyłają odpowiednio do jednostek organizacyjnych ZUS (dane podano w tabeli) albo do oddziału ZUS, na terenie którego mieszkali przed wyjazdem za granicę.

Ważne

Informacji udziela także Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej (adres: 00-950 Warszawa, ul. Długa 6, skr. poczt. 1005).

Dokumentację osobową i płacową pracowników zlikwidowanych zakładów pracy mógł przejąć:

następca prawny - np. przedsiębiorstwo powstałe w wyniku zmian organizacyjnych lub przekształceń albo spółka prawa cywilnego lub handlowego, która powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa,
organ założycielski - najczęściej wojewoda, albo
organ nadrzędny - np. ministerstwo lub urząd centralny.

Wojewodowie zorganizowali archiwa, które gromadzą dokumentację zlikwidowanych państwowych jednostek organizacyjnych. Wykaz tych archiwów jest dostępny w internecie na stronach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (http://www.zus.pl/ niusy/dokkrw.htm), a także w każdym oddziale ZUS. O wskazanie adresów tych archiwów można również zwrócić się do urzędu wojewody.

W przypadku zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych dokumentację osobową i płacową mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeżeli takiego związku nie ma, albo w razie jego likwidacji
- Krajowa Rada Spółdzielcza (adres: 00-013 Warszawa, ul. Jasna 1).

Dokumenty pracownicze zlikwidowanych spółek prawa cywilnego lub handlowego ma obowiązek zabezpieczyć syndyk masy upadłościowej albo likwidator, który także powinien wskazać miejsce ich przechowywania.

W razie likwidacji takich spółek po 2002 r. - po zmianie przepisów - o informacje odnośnie do miejsca przechowywania dokumentów można zwrócić się do archiwum.

Pewne wskazówki dotyczące miejsc przechowywania dokumentacji (zwłaszcza zlikwidowanych spółek cywilnych i handlowych) można uzyskać za pośrednictwem wydziałów rejestrowych sądów właściwych terytorialnie ze względu na siedzibę firmy.

Ważne

Dokumentację upadających i likwidowanych zakładów pracy przejmują również archiwa Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, które wydają zaświadczenia albo poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów (adres: Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, Zarząd Główny, 00-213 Warszawa, ul. Bonifraterska 6, lok. 21). Stowarzyszenie posiada oddziały na terenie całego kraju. W województwie opolskim znajduje się w Opolu, ul. Zamkowa 2, tel. 077 454 40 75, 077 454 40 76.

W przypadku gdy zakład pracy został zlikwidowany, a dokumentacja płacowa jest w posiadaniu osoby fizycznej (np. likwidatora albo byłego pracodawcy, księgowego lub księgowej byłego pracodawcy), wysokość zarobków może być udokumentowana na podstawie wpisów w kartach wynagrodzeń.

ZUS - na podstawie danych przekazanych przez Archiwum Państwowe, urzędy wojewódzkie, ministerstwa oraz inne urzędy i instytucje centralne - utworzył bazę informacyjną wspomagającą poszukiwanie dokumentów zlikwidowanych zakładów pracy.

Jest w niej zamieszczonych ponad 8 tys. zlikwidowanych (bądź przekształconych) różnych jednostek organizacyjnych: zakładów pracy, organizacji związkowych i partyjnych, spółdzielni, PGR i innych. Zostały w niej umieszczone informacje:

nazwa zakładu pracy (przedsiębiorstwa, partii, organizacji związkowej, spółdzielni),
miejsce przechowywania dokumentacji.
Wspomniana baza jest zamieszczona w internecie, pod adresem http://www.zus. pl/niusy/zlikwzak.htm, a także na stronach serwisów ZUS http://www.zus.pl/swiadcze/emer012.htm oraz na stronie głównej ZUS http://www. zus.pl.

W 2004 r. utworzone zostało Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej z siedzibą w Milanówku, w województwie mazowieckim (adres: 05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, skr. pocz. 164; adres internetowy:
www.milanowek.ap.gov.pl), które obejmuje swoim zasięgiem działania obszar całej Polski. Na podstawie posiadanych zbiorów wydaje ono zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.

Archiwum to przyjmuje dokumentację osobową i płacową od:

pracodawców, których postawiono w stan likwidacji,
pracodawców wobec których ogłoszono upadłość,
przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, jeżeli przedsiębiorca został postawiony w stan likwidacji lub ogłoszono jego upadłość albo cofnięto mu zezwolenie na prowadzenie takiej działalności lub zakazano wykonywania takiej działalności, w przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji.

Osoby, które posiadają okresy służby w wojsku, w tym także służby zawodowej, dokumentów mogą szukać w Centralnym Archiwum Wojskowym w Warszawie (adres: 00-910 Warszawa, ul. Czerwonych Beretów 124).