Twoje dane osobowe chroni prawo oraz pracodawca

Dane osobowe - termin ten został zdefiniowany w ustawie "O ochronie danych osobowych" z 29 sierpnia 1997r.: (art. 6.1).

1. W rozumieniu ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

2. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

3. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.

Organem zajmującym się zagadnieniami związanymi z ochroną danych osobowych jest: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych - GIODO.
Jeśli jesteś kandydatem na pracownika lub pracownikiem to ochronę twoich danych osobowych oprócz przepisów z ustawy, reguluje również kodeks pracy. Warto abyś wiedział jakie dane masz obowiązek przekazać pracodawcy w czasie procesu rekrutacji a jakie dopiero po podjęciu zatrudnienia.

Jeśli jesteś kandydatem na pracownika, na tym etapie pracodawca może wymagać od ciebie udostępnienia następujących danych:

- imię i nazwisko;
- imiona rodziców;
- data i miejsce urodzenia;
- miejsce zamieszkania;
- adres do korespondencji;
- dane dot. wykształcenia;
- informacje dot. przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Składając swoją ofertę pracy pamiętaj o klauzuli "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji/ zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych Dz. U. nr 133 poz. 833/."

Bez tej podpisanej przez ciebie informacji potencjalny pracodawca nie może analizować twojej oferty, jej otwarcie jest już procesem przetwarzania danych osobowych.

Pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności zatrudnianego tylko wtedy, gdy przepis szczególny tak stanowi.

Zakaz wykonywania określonych zawodów wymagających szczególnego zaufania przez osoby skazane (zazwyczaj chodzi o osoby skazane za przestępstwo umyślne) wynika z wielu ustaw. Dotyczy np. policjantów, żołnierzy, pracowników korpusu służby cywilnej, pracowników ochrony.

Pamiętaj

O dostarczeniu aktualnego zdjęcia lub nawet kilku. Trafią one do twoich akt osobowych, do legitymacji ubezpieczeniowej (jeśli jej nie posiadasz) lub do identyfikatora jeśli obowiązuje w firmie.
Pracodawca może żądać od ciebie udokumentowania danych osobowych np:
- akt małżeństwa;
- akt urodzenia dziecka;
- akt zgonu;
Są to dane, które potwierdzają prawo do korzystania z uprawnień pracowniczych - urlop okolicznościowy. Pamiętaj jednak, że pracodawca nie może uzależniać udzielenia zwolnienia okolicznościowego od przedłożenia określonego dokumentu.

- NIP - numer identyfikacji podatkowej - jeśli po raz pierwszy podejmujesz zatrudnienie i nie masz nadanego tego numeru - pracownik w dziale kadr wypełni druk NIP-1 i podpisany przez ciebie wyśle do właściwego urzędu skarbowego.

Do 1 miesiąca na adres wskazany w tym druku otrzymasz z urzędu skarbowego decyzję o nadaniu NIP-u. Niezwłocznie należy dostarczyć tę informację do działu kadr. Na podstawie tego numeru są identyfikowane twoje rozliczenia podatkowe.

- PESEL - (Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności);
- dane dzieci - imiona daty urodzenia - będą niezbędne do korzystania ze świadczeń z tytułu wychowywania dzieci do lat 14;
- informację o stosunku do służby wojskowej.

O ile w procesie rekrutacji pracodawca nie może wymagać informacji o twojej sytuacji materialnej, to starając się o świadczenia z ZFŚS, udostępniasz dane dotyczące twojej sytuacji materialnej a także członków rodziny.

W Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych powinny być wyszczególnione dane, które będą niezbędne do przedłożenia. Pracodawca może żądać od ciebie oświadczenia o uzyskanych dochodach twoich i współmałżonka, ale również w sytuacji budzącej wątpliwości, może wymagać zaświadczenia o sytuacji materialnej twojej rodziny potwierdzonego przez np. zakład pracy współmałżonka.

Warto również wspomnieć o danych wrażliwych, których przetwarzanie przez pracodawcę jest możliwe, kiedy na piśmie wyrazisz na to zgodę.
Do danych wrażliwych można zaliczyć m .in.:

- pochodzenie rasowe;
- poglądy polityczne;
- nałogi;
- choroby;

Bez twojej zgody nie mogą być one gromadzone i przetwarzane, pracodawca może ubiegać się o ich przedłożenie do wglądu np. recept - kiedy złożyłeś wniosek o świadczenie - zapomogę z ZFŚS.

Kodeks pracy reguluje obowiązek przetwarzania i przechowywania danych osobowych, które dotyczą stosunku pracy. Akta osobowe pracowników powinny być przechowywane w warunkach zabezpieczających tę dokumentację przed zniszczeniem i uszkodzeniem.

Dane przechowywane w systemach informatycznych również podlegają ochronie. Każdy z pracowników działu kadr jest upoważniony przez pracodawcę do przetwarzania tych danych i obejmuje go zakaz ujawniania ich osobom trzecim.