Elektroniczne zwolnienie lekarskie zastąpi 1 grudnia 2018 tradycyjny, papierowy druk. Co to jest e-ZLA i co ta zmiana oznacza dla pacjenta? Czy lekarz musi wystawić choremu e-zwolnienie lekarskie? Jakie obowiązki ma pracodawca i kto mu dostarczy L-4? Gdzie i jak pracownik może sprawdzić e-zwolnienie lekarskie?

Po 1 grudnia 2018 roku wyjdziesz od lekarza bez zielonego formularza zwolnienia lekarskiego pozwalającego na przerwę
w pracy albo uprawniającego do opieki nad chorym dzieckiem.

Jeżeli twój pracodawca założył konto na platformie usług elektronicznych ZUS, będzie to oznaczało, że ma dostęp do elektronicznych zwolnień lekarskich swoich pracowników.

Gdy lekarz wystawi e-zwolnienie, pracownik nie będzie musiał fatygować się do działu kadr, żeby wręczyć druk zaświadczenia.

Zniknie też ryzyko, że „L4” nie trafi do ZUS w ciągu 7 dni, co mogłoby oznaczać obniżenie zasiłku chorobowego. Po wyjściu od lekarza chory może iść prosto do domu lub apteki, a e-zwolnienie lekarskie automatycznie pokaże się na profilu pracodawcy oraz w systemie ZUS.

Zwolnienie lekarskie elektroniczne. Co to jest?

Lekarze mogą wystawiać elektroniczne zwolnienia (e-ZLA) już od 1 stycznia 2016 roku.

Zwolnienia na papierowym formularzu (ZUS ZLA) mogą być wystawiane tylko do końca listopada 2018. Od 1 grudnia 2018 lekarze będą wystawiać wyłącznie zwolnienia elektroniczne.

Zwolnienie lekarskie elektroniczne. Jak to działa?

  1. Lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie e-ZLA elektronicznie do ZUS (po jego cyfrowym podpisaniu).
  2. ZUS udostępnia e-ZLA płatnikowi składek (pracodawcy) na jego profilu elektronicznym ZUS nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby).
  3. Informacja ta jest przekazywana także ubezpieczonemu (m.in. pracownikowi) posiadającemu profil ubezpieczonego na platformie ZUS.

Wzór zaświadczenia lekarskiego wystawionego w formie dokumentu elektronicznego jest ustalony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Czy każdy lekarz może wystawić elektroniczne zwolnienie lekarskie?

E-zwolnienia lekarskie mogą wystawiać lekarze posiadający profil na platformie usług elektronicznych ZUS lub aplikacji gabinetowej zintegrowanej z tą platformą.

Wystawianie e-ZLA trwa krócej niż wypisywanie papierowego zwolnienia.

Lekarz szybko uzyskuje dostęp do danych pacjenta (ubezpieczonego), jego pracodawców (płatników składek) oraz członków jego rodziny - jeśli zwolnienie będzie wystawiane w celu opieki nad nimi.

Wystarczy, że medyk wpisze w komputerze numer PESEL pacjenta. Wówczas pozostałe dane identyfikacyjne zostaną automatycznie uzupełnione przez system.

Adres pacjenta czy dane płatnika lekarz będzie wybierał z wyświetlonej listy.

Poza tym system weryfikuje datę początku okresu niezdolności z zasadami wystawiania zwolnień określonymi w przepisach oraz z ostatnim wystawionym zwolnieniem. Podpowiada też np. numer numer statystyczny choroby.

Możliwy jest podgląd zaświadczeń lekarskich wystawionych wcześniej dla pacjenta, w tym w wyniku kontroli przez lekarza orzecznika ZUS.

System przypomina także lekarzowi o możliwości skierowania pacjenta na rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej ZUS.

W przypadku pozytywnej decyzji lekarza o skierowaniu na rehabilitację, system otworzy formularz wniosku ZUS PR-4 i wprowadzi automatycznie dane pacjenta.

Lekarz będzie mógł od razu wystawić wniosek o rehabilitację i przesłać go w formie elektronicznej do ZUS w celu wydania orzeczenia przez lekarza orzecznika ZUS.

Wystawione przez lekarza e-ZLA zostanie przekazane automatycznie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Wystawianie e-zwolnienia lekarskiego jest również możliwe przez urządzenia mobilne, np. podczas wizyty domowej.

Zwolnienie lekarskie elektroniczne i korzyści dla pracodawców

  1. Od 1 stycznia 2016 każdy przedsiębiorca, który ubezpiecza w ZUS więcej niż pięciu pracowników powinien mieć profil na platformie usług elektronicznych ZUS.
  2. Każdy pracodawca powinien poinformować pracownika, czy jest gotowy do obsługi e-zwolnień lekarskich.
  3. Chociaż przepisy prawa nie nakładają na pozostałych przedsiębiorców takiego obowiązku, to oni także mogą zapewnić sobie dostęp do e-zwolnień pracownika. Wystarczy, że założą konto na PUE ZUS.
  4. Jeśli pracodawca nie ma dostępu do e-ZLA, bo nie ma profilu elektronicznego w ZUS, wtedy nie można przekazać mu tego dokumentu elektronicznie. W takiej sytuacji lekarz musi wręczyć choremu wydruk zwolnienia wystawionego elektronicznie (wydruk e-ZLA). Ten wydruk pracownik musi dostarczyć swojemu pracodawcy.

O tym, czy wydruk e-ZLA jest potrzebny, lekarz będzie wiedział z systemu, w którym wystawia zwolnienia. Wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA musi być opatrzony podpisem i pieczątką lekarza.

Jeśli pracodawca ma profil na platformie ZUS, wtedy otrzyma natychmiast wiadomość o wystawieniu jego pracownikowi e-ZLA i samo zwolnienie lekarskie.

Na PUE jest wydzielone specjalne miejsce, w którym są widoczne elektroniczne zwolnienia wysłane na profil płatnika.

Istotne jest również to, że pracodawca może drogą elektroniczną wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawiania zwolnienia.

Czy pacjent musi dostarczyć elektroniczne zwolnienie lekarskie pracodawcy?

Gdy lekarz wystawi e-ZLA, wtedy pacjent nie musi dostarczać zwolnienia pracodawcy (w przypadku pracowników) albo ZUS (osoby prowadzące działalność gospodarczą).

Nie trzeba podczas choroby czy opieki nad chorym dzieckiem udawać się do pracodawcy czy jednostki ZUS albo prosić o dostarczenie zwolnienia rodzinę czy znajomych.

E-ZLA, czyli e-zwolnienie lekarskie zostanie przesłane na profil płatnika (pracodawcy) i do systemu ZUS.

Pacjent, któremu lekarz wystawi e-zwolnienie lekarskie nie jest związany terminem 7 dni na dostarczenie zwolnienia. Nie dotyczą go w związku z tym ewentualne obniżenia zasiłku chorobowego czy opiekuńczego z powodu przekroczenia tego terminu.

Konieczne jest natomiast przesłanie (złożenie) wniosku m.in. w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, występujących o zasiłek po ustaniu zatrudnienia (ubezpieczenia) czy pracowników, którym ZUS a nie pracodawca wypłaca świadczenia chorobowe.

Ubezpieczony może to zrobić korzystając ze swojego profilu na platformie ZUS. Wniosek w jego imieniu może także złożyć pracodawca, np. poprzez ZUS Z-3.

Informacja o wystawieniu e-ZLA jest dostępna na profilu PUE ubezpieczonego.

E-zwolnienie lekarskie pozwoli na szybsze kontrolowanie pracowników przebywających na L-4. Fot. Piotr Krzyzanowski/Polskapresse

PAMIĘTAJ: Jeśli pracodawca nie będzie miał profilu na PUE nie będzie możliwe elektroniczne przekazanie e-ZLA. W takiej sytuacji lekarz musi wręczyć pacjentowi wydruk zwolnienia. Ten wydruk pracownik musi dostarczyć swojemu pracodawcy.

O tym, że konieczne jest wydrukowanie e-zwolnienia lekarskiego, podpowie lekarzowi system.

Kiedy lekarz musi wydrukować zwolnienie lekarskie?

Wydruk wystawionego przez lekarza zaświadczenia lekarskiego e-ZLA jest przekazywany ubezpieczonemu:

  • gdy z informacji udostępnionych na profilu lekarza na PUE ZUS wynika, że płatnik składek (np. pracodawca) nie posiada profilu na PUE ZUS,
  • na żądanie ubezpieczonego nawet, jeżeli płatnik składek ma profil informacyjny płatnika składek na PUE ZUS.

Pracodawca, który nie ma profilu na platformie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych otrzymuje wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA bezpośrednio od ubezpieczonego (także wtedy, gdy nie jest płatnikiem zasiłku).

Nie dotyczy to osób:

  • prowadzących działalność pozarolniczą oraz osób z nimi współpracujących,
  • duchownych,
  • których niezdolność do pracy z powodu choroby przypada po ustaniu tytułu ubezpieczenia,
  • podlegających ubezpieczeniom społecznym w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego niemającego siedziby w Polsce, które dokumenty do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku składają w ZUS.

Wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA jest opatrzony podpisem i pieczątką lekarza.

Sporządzenie wydruku jest możliwe tylko po wystawieniu zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego, podpisaniu i wysłaniu do ZUS.

Lekarz nie ma dostępu do internetu. Jak wystawi zwolnienie lekarskie?

Przepisy przewidują wystawienie zaświadczenia lekarskiego na formularzu wydrukowanym z systemu.

Jest tak, gdy wystawienie e-ZLA nie jest możliwe - w szczególności w razie braku połączenia internetowego (np. w czasie wizyty domowej) lub braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego specjalnym podpisem elektronicznym.

W takich sytuacjach, lekarz ma możliwość skorzystania z formularzy zaświadczeń lekarskich wydrukowanych wcześniej z systemu.

Każdy wydrukowany przez lekarza formularz ma identyfikator (serię i numer) i jest zarejestrowany w systemie. Wystawione na nim zwolnienie nie zawiera numeru statystycznego choroby. Dane i informacje niezbędne do wystawienia zaświadczenia w tym trybie musi przekazać lekarzowi pacjent (ubezpieczony).

W dniu badania lekarz przekazuje pacjentowi takie zaświadczenie z jego pieczątką i podpisem.

Jest to pełnowartościowy dokument potwierdzający czasową niezdolność do pracy, którym może posługiwać się pacjent przekazując go pracodawcy czy do ZUS.

Po wizycie domowej lekarz może w ciągu trzech dni może wprowadzić dane z papierowego formularza do systemu e-zwolnień.

Kontrola elektronicznego zwolnienia lekarskiego przez ZUS

Gdy podczas kontroli lekarz orzecznik ZUS stwierdzi wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy niż określona w e-ZLA to wystawi nowe zaświadczenie lekarskie e-ZLA/K.

Jest ono traktowane na równi z zaświadczeniem stwierdzającym brak przeciwskazań do pracy. Będzie ono dostępne na platformie ZUS albo wydrukowane przez lekarza orzecznika.

W przypadku ustalenia wcześniejszej daty ustania niezdolności do pracy będzie wydawana przez ZUS decyzja o braku prawa do zasiłku chorobowego.

Dokumenty potrzebne do ustalenia prawa do zasiłków

Dokumentami, które stwierdzają czasową niezdolność do pracy z powodu choroby lub konieczność sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem lub chorym innym członkiem rodziny są:

  • zaświadczenie lekarskie w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA),
  • zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu wydrukowanym z systemu - zaświadczenie to jest dokumentem stanowiącym podstawę przyznania i wypłaty zasiłku przez płatnika składek lub ZUS, nawet jeśli nie ma jeszcze udostępnionego e-ZLA w ZUS i na profilu płatnika składek, tj. zanim lekarz wprowadzi to zaświadczenie do systemu,
  • wydruk e-ZLA, który lekarz jest zobowiązany przekazać ubezpieczonemu, jeżeli płatnik składek nie ma profilu na PUE ZUS lub na wniosek ubezpieczonego, nawet jeżeli płatnik składek ma profil na PUE ZUS.

Błąd w e-zwolnieniu lekarskim. Czy lekarz wprowadzi poprawkę w e-ZLA?

Gdy w e-zwolnieniu lekarskim zostanie popełniony błąd, wtedy lekarz w ciągu 3 dni roboczych od dnia jego ustalenia albo otrzymania o nim informacji stwierdza nieważność wystawionego dokumentu.

Wówczas lekarz przekazuje elektronicznie do ZUS:

  • informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd, albo
  • informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd oraz nowe zaświadczenie lekarskie e-ZLA.

Informację o stwierdzeniu nieważności e-zwolnienia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd, lekarz przekazuje także, w formie pisemnej, pacjentowi (ubezpieczonemu). Taka informacja trafia również do płatnika składek (pracodawcy) na platformie ZUS.

Papierowe zwolnienie L-4. Do kiedy obowiązuje?

Do końca listopada 2018 lekarz będzie mógł wystawiać papierowe zwolnienia według dotychczas obowiązujących zasad.

Jeśli wystawi papierowe zwolnienie, wtedy musi poinformować pacjenta o konieczności doręczenia zwolnienia pracodawcy (w przypadku pracowników) czy ZUS (m.in. w przypadku przedsiębiorców) w termie 7 dni od jego otrzymania.

Gdy termin ten zostanie przekroczony, zasiłek chorobowy czy opiekuńczy zostanie obniżony o 25% (za okres od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zwolnienia).