Pracujący za granicą też są ubezpieczeni

GRAŻYNA HOŁDA, zastępca dyrektora ds. dochodów z opolskiego oddziału ZUS nto: Gdzie powinni być ubezpieczeni pracownicy kierowani do pracy za granicę do krajów Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego czy Szwajcarii?

GH: Podlegają oni ubezpieczeniom w miejscu wykonywania pracy. Jeżeli polska firma kieruje pracownika np. do Francji, to osoba ta podlega ustawodawstwu francuskiemu. Jednak osoba zatrudniona w innym państwie członkowskim niż państwo wysyłające może nadal podlegać ustawodawstwu państwa, w którym jest siedziba pracodawcy wysyłającego nie dłużej jednak niż przez 12 miesięcy. Dla przykładu jeżeli polski pracodawca wysyła pracowników do Szwecji to mogą oni podlegać polskiemu systemowi ubezpieczeniowemu przez 1 rok.

Czy pracownik, aby nadal podlegać polskim ubezpieczeniom musi spełnić jakieś warunki? Zarówno pracownik jak i pracodawca muszą spełnić kryteria, które są określone przede wszystkim w Decyzji nr 181 Komisji Administracyjnej z 2000 r. Pracownik musi być ze swoim pracodawcą związany umową. Może to być zarówno umowa o pracę jak również np. umowy zlecenia. Ponadto wszelkie podporządkowanie musi zachodzić pomiędzy polskim pracodawcą a polskim pracownikiem tzn. polecenia pracownikowi w okresie wykonywania pracy za granicą musi wydawać polski pracodawca, wynagrodzenie jak również ewentualne roszczenie o wynagrodzenie przysługuje także od polskiego pracodawcy. Jednocześnie wysłanie za granicę musi nastąpić w trakcie trwania umowy a nie np. w czasie udzielonego urlopu bezpłatnego.
Dlatego też nie każdy wysyłany pracownik otrzyma bezwarunkowo z ZUS formularz E 101 poświadczający, że stosuje się wobec niego polskie przepisy w zakresie ubezpieczenia społecznego.

A co z pracodawcą?
Firma wysyłająca pracownika musi w Polsce prowadzić tzw. znaczącą działalność. Na prowadzenie takiej działalności wskazują m. in. zawarte w kraju umowy o świadczenie usług, dzięki którym firma osiąga obroty na terenie Polski. Przy sprawdzaniu, czy firma prowadzi znaczącą działalność opieramy się na oświadczeniu pracodawcy. Wykazuje on w specjalnie przygotowanym druku m. in. liczbę zawieranych umów w Polsce i za granicą, liczbę pracowników zatrudnionych na naszym terenie i za granicą, wysokość obrotów w kraju i za granicą. Jeżeli wszyscy pracownicy są wysłani za granicę wskazuje to jednoznacznie, że działalność w Polsce nie jest prowadzona. W takim przypadku nie ma możliwości poświadczenia formularza E 101.

Rozumiem, że załatwienie wszelkich formalności należy do obowiązków pracodawcy. Tak, to pracodawca zwraca się do Zakładu z prośbą o wystawienie formularzy E 101 dla pracowników. Składa w ZUS oświadczenie, o którym już mówiłam. Płatnik pouczany jest o ciążącej na nim odpowiedzialności karnej za podanie nieprawdziwych informacji. Poświadczone formularze przesyłamy również bezpośrednio do pracodawcy. Może on je odebrać także osobiście w placówce ZUS.

A jak długo oczekuje się na poświadczenie druku E 101?
Do zaświadczeń wydawanych przez ZUS stosuje się polskie przepisy. Staramy się aby formularze E 101 były wydawane jak najszybciej tzn. do 7 dni. Nie zawsze jest to jednak możliwe. Zależy to m. in. od liczby formularzy do poświadczenia jakie ma dana jednostka ZUS lub od tego czy konieczne jest sprawdzenie informacji podanych przez pracodawcę.
Jeżeli ZUS nie wyda formularza E 101 to co pracodawca może zrobić?
Wówczas może zażądać od ZUS wydania decyzji administracyjnej o odmowie przekazania takiego formularza. Od tej decyzji przysługuje odwołanie do sądu.

Czy istnieje możliwość przedłużenia okresu delegowania ponad wskazane już 12 miesięcy?
Osoba, mimo że wykonuje pracę w innym państwie członkowskim, może być ubezpieczona w swoim kraju pochodzenia przez kolejne 12 miesięcy. Nie decyduje jednak o tym ZUS a instytucja ubezpieczeniowa państwa, na terenie którego wykonywana jest praca. Pracodawca polski występuje do zagranicznej instytucji z formularzem E 102 prosząc o zgodę na przedłużenie stosowania polskiego ustawodawstwa o kolejne miesiące. Zagraniczny ubezpieczyciel może wyrazić taką zgodę, ale nie musi. Jeżeli pozwoli na przedłużenie ubezpieczenia następuje to na formularzu E 102.

Czy zagraniczna instytucja ubezpieczeniowa może podważyć zasadność wydania przez ZUS druku E 101?
Oczywiście może zakwestionować wydania przez nas takiego formularza. Dzieje się tak przykładowo gdy ma informacje od polskich pracowników, że ich firma nie prowadzi w Polsce działalności gospodarczej, a jedynie ma zarejestrowaną siedzibę. Instytucja zagraniczna nie może jednak automatycznie przypisać składek do swojego systemu. Musi w pierwszej kolejności skontaktować się z Zakładem. My sprawdzamy, czy faktycznie zaistniała sytuacja wskazana przez druga stronę,. Najczęściej robimy to poprzez wysłanie kontroli do płatnika składek. Jeżeli w wyniku kontroli potwierdzimy prawdziwość informacji z oświadczenia pracodawcy, podtrzymujemy zasadność wydania druku E 101. Informujemy o tym fakcie instytucję zagraniczną. Natomiast, jeżeli informacje od płatnika są nieprawdziwe próbujemy zawrzeć porozumienie wyjątkowe z instytucją zagraniczną podtrzymujące ubezpieczenie polskie. Dzięki temu można uniknąć komplikacji administracyjnych związanych np. ze wstecznym wyrejestrowywaniem pracowników z naszego ubezpieczenia. Jedne państwa są bardziej liberalne i przychylają się do naszych wniosków, inne są bardziej restrykcyjne. Niestety te kraje, które nie wyrażają zgody to najczęściej te, do których delegowanych jest najwięcej polskich pracowników.

Jaka jest zasada obliczania 12 miesięcy delegowania?
Przepisy mówią, że przerwy pomiędzy okresami delegowania mogą zaistnieć ale nie mogą być częste i nieuzasadnione. „Praktyczny przewodnik” wydany na podstawie Decyzji nr 181 przez Komisję Administracyjną określa przerwy w delegowaniu. I tak, co najmniej dwumiesięczna przerwa w wykonywaniu pracy powoduje na nowo przyznanie 12 miesięcznego okresu delegowania. „Praktyczny przewodnik” zawiera wskazówki jak ewentualnie można postąpić. W szczególności należy podkreślić, że tych przerw nie może być jednak nieskończona ilość. Jak już mówiłam, przyznanie możliwości ubezpieczenia się w kraju wysyłającym a nie w miejscu pracy jest wyjątkiem od reguły i musi mieć charakter przejściowy. Nie powinny zdarzać się sytuacje, że pracownik będzie delegowany do pracy za granicę i będzie tam pracować przez całe życie, a korzystając z dwu miesięcznych przerw będzie ubezpieczony w Polsce. Zgodnie z przepisami wspólnotowymi ubezpieczenie w kraju wysyłającym powinno trwać 12 miesięcy i być ewentualnie przedłużone o kolejne 12 miesięcy. Oczywiście istnieją zasady przedłużania okresu ubezpieczenia ale odbywa się to już z każdym państwem oddzielnie stosując różne kryteria.

Ostatnio w prasie pojawiły się informacje, że między delegowaniami powinna być co najmniej 12 miesięczna przerwa. Jak to więc jest. Przerwa 12-miesięczna dotyczy tylko uzgodnień pomiędzy stroną niemiecką
i polską. Inicjatywa w tym zakresie wyszła od naszych zachodnich sąsiadów. Ma ona zastosowanie do sumowania okresów faktycznie wykonywanej pracy przez polskich pracowników wysłanych do pracy w Niemczech. Zasada ta, obowiązująca od 1 lipca 2008 r. między naszymi krajami, stosowana jest jedynie do porozumień wyjątkowych tzn. sytuacji, w których ZUS występuje na prośbę polskiej firmy
o przedłużenie okresu ubezpieczenia w Polsce pracownika ponad wykorzystane już 24 miesiące. Nie patrzymy wówczas na przerwy krótsze niż 12 miesięcy miedzy wykonywaniem pracy. Jeżeli sumujemy przebyte okresy delegowania i nie przekraczają one 5 lat nie trzeba szczególnie uzasadniać takiego wniosku. Jeżeli natomiast wykraczają poza 5 lat wtedy strona niemiecka wymaga, aby podać czym się charakteryzuje pracownik, że tak ważne jest jego delegowanie na tak długi czas. W grę najczęściej wchodzą szczególne kwalifikacje pracownika – czy jest on wybitnym specjalistą z danej dziedziny. Ponadto aby w ogóle mogło dojść do porozumienia wyjątkowego firma musi spełnić dodatkowe warunki. Przedsiębiorstwo musi na terenie Polski prowadzić tzw. przeważającą działalność (osiągać obroty w kraju powyżej 50 proc.), bądź jeżeli firma nie osiąga takich obrotów – pracownik przed wysłaniem musi być zatrudniony u wysyłającego pracodawcy przez minimum 2 miesiące.