ZUS zignoruje dokumenty przechowywane przez nieuprawione firmy

Ważne

Ważne

Gdzie szukać pomocy
W 2014 roku Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych uruchomiła bazę o
miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej. Obecnie wskazuje ona miejsca przechowywania dokumentów ponad 30 tys. zlikwidowanych firm oraz adresy 1703 instytucji i firm, które
przechowują taką dokumentację. Baza dostępna jest pod adresem: ewidencja.warszawa.ap.gov.pl/miejsca.php.

Archiwa Państwowe udzielają też informacji telefonicznie - w Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej pod numerem telefonu: 22 635 68 22.

AP przygotowują się także do akcji, która będzie zachęcała firmy prowadzące archiwa do rejestracji i wychodzenia z szarej strefy, m.in. przez organizację kursów dla pracowników archiwów.

Archiwa z dokumentami płacowymi po zlikwidowanych przedsiębiorstwach są rozsiane po całej Polsce. Jak podaje Archiwum Państwowe, w budowanej latami bazie danych znajduje się około 1700 podmiotów przechowujących listy płac i dowody zatrudnienia.

A wśród nich jest około 500 prywatnych firm, które odpłatnie przyjęły na siebie obowiązek trzymania i prowadzenia archiwów. Każda z nich od 10 lat ma obowiązek zarejestrowania się w urzędzie marszałkowskim, ale - według szacunków - 300 z nich tego nie dopełniło.

Tymczasem Zakład Ubezpieczeń Społecznych ogłosił, że zaświadczenia np. o wysokości zarobków wydawane przez takie firmy nie będą uznawane.

- Podmiot nielegalny nie ma żadnych uprawnień, a zatem nie jest upoważniony do wydawania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych - tłumaczy Radosław Milczarski z biura prasowego ZUS.

To oznacza, że jeśli odnajdziemy nasze dokumenty w firmie X, która nie dopełniła obowiązku zarejestrowania się, i dostaniemy od niej zaświadczenie o zarobkach, ZUS ma pełne prawo, by je zignorować. I wyliczy nam emeryturę, przyjmując za ten okres najniższą płacę.
Sposobem na to byłoby zdobycie oryginału, ale firma prowadząca archiwum nikomu go nie wyda.

- Dlatego naczelny dyrektor Archiwów Państwowych będzie zgłaszał postulat, by przedsiębiorca, który nie jest w rejestrze, a przechowuje dokumentację, mógł pójść do ZUS-u wspólnie z osobą ubiegającą się o wyliczenie kapitału początkowego i przedstawić na miejscu oryginały dokumentów - mówi Anna Belka, rzeczniczka AP.

Dlaczego firmy się nie rejestrują? Przy składaniu wniosku trzeba spełnić pewne wymogi, dotyczące m.in. kwalifikacji pracownika do prowadzenia archiwum, jak i warunków przechowywania dokumentów.

- To nie było takie trudne, trzeba było zamontować alarm, wstawić odpowiednie drzwi itp. A koleżanka poszła na szkolenie i zdobyła uprawnienia - tłumaczyła nam Teresa Krupka z Gminnej Spółdzielni Samopomoc Chłopska w Kolonowskiem, która prowadzi archiwum po "geesie" w Dąbrowie Niemodlińskiej. W rejestrze Urzędu Marszałkowskiego Woj. Opolskiego jest obecnie siedem takich firm. Na szczęście, jak dowiedzieliśmy się w opolskim oddziale ZUS, od kilku lat nie odnotowano przypadków przedłożenia dokumentów przechowywanych przez firmy do tego nieuprawnione.