Czy Chat GPT zorganizuje za Ciebie konferencję dla Twojej firmy?

W Hotelu Bania łączymy tradycję z nowoczesnością, czego jednym z flagowych przykładów jest nasze Bania Conference Center, naszpikowane nowymi technologiami, ale jednocześnie zachowujące góralski charakter miejsca. Staramy się także szybko adaptować rozwiązania, które mogą ułatwiać nam pracę, jednym z narzędzi, któremu się przyglądamy choćby w kontekście organizacji wydarzeń biznesowych jest Chat GPT. Czy sztuczna inteligencja zastąpi event managerów?

Hotele konferencyjne do realizacji danego wydarzenia angażują w zasadzie większość personelu - od działu gastronomii, przez techniczny, IT, recepcję, po housekeeping - dlatego tak ważne w samych przygotowaniach do zorganizowania konferencji jest dobrze ułożona komunikacja, struktura zadań oraz po prostu stosunki międzyludzkie między pracownikami danego obiektu. Zlecający konferencję ma otrzymać event, jaki zamówił, a żeby osiągnąć ten cel, konieczny jest opiekun klienta biznesowego, czuwający nad przebiegiem całości. Mimo przygotowanego planu, którego stuprocentową realizację zakładamy, musimy pamiętać, że działamy na żywym organizmie i mogą zdarzyć się rzeczy, na które nie mamy wpływu. Rozchoruje nam się prelegent, musimy zmienić sale, musimy zmienić menu - w tych momentach kluczowe są stosunki między poszczególnymi działami, oraz sprawne działanie koordynatora wydarzenia. Z pozoru drobne rzeczy, jak elastyczność i czas reakcji często świadczą o ocenie realizacji eventu, a co za tym idzie - o prestiżu i jakości danego obiektu. Mając to na uwadze, wydaje się zupełnie niemożliwe, że kiedyś ten czynnik ludzki zostanie zastąpiony przez sztuczną inteligencję, ale czy na pewno?

Aby dowiedzieć się, czy sztuczna inteligencja wpłynie na branżę MICE w jakimkolwiek zakresie, zapytaliśmy o to samego zainteresowanego, czyli Chat GPT. Po kilkunastu sekundach otrzymaliśmy listę potencjalnych zastosowań AI w planowaniu eventów:

• Pomoc w spersonalizowanym planowaniu wydarzeń - sugestie odpowiednich sesji, prelegentów i możliwości nawiązywania kontaktów w oparciu o zainteresowania uczestników, stanowiska i inne dane.
• Analiza kalendarzy i dostępności uczestników, aby zoptymalizować harmonogram wydarzenia oraz tworzenie analizy predykcyjnych do sugerowania najlepszego czasu i dnia wydarzenia na podstawie zachowania i preferencji uczestników.
• Analizy w czasie rzeczywistym: sztuczna inteligencja może analizować dane z opinii uczestników, mediów społecznościowych i innych źródeł, aby dostarczać w czasie rzeczywistym wgląd i rekomendacje dla organizatorów wydarzeń. Na przykład może określić, które sesje są najbardziej popularne i którzy mówcy generują najwięcej szumu.
• Pomoc na etapie planowania samego wydarzenia - sztuczna inteligencja może zautomatyzować zadania, takie jak wybór miejsca, organizacja podróży i zarządzanie budżetem.

W Hotelu Bania zdajemy sobie sprawę, że sztuczna inteligencja może zrewolucjonizować sposób organizacji i realizacji wydarzeń biznesowych. Wykorzystując jej możliwości, organizatorzy wydarzeń mogą tworzyć bardziej angażujące, spersonalizowane i efektywniejsze wydarzenia. Nie da się jednak sztuczną inteligencją zastąpić tego, co w turystyce, także biznesowej, jest najważniejsze - gościnności.

Dostrzegamy potencjał sztucznej inteligencji bardziej jako szansę na usprawnienie procesów w pracy event managera. Nie bagatelizując zagrożeń, z optymizmem patrzymy w przyszłość. Znając możliwości Bania Conference Center, a także świadome naszych możliwości - świadome, bo mój zespół składa się z samych kobiet - wiemy, że jesteśmy w stanie zrealizować nawet najbardziej spektakularne zlecenia. Stale się rozwijamy, zarówno jako event managerki, jak i jeśli chodzi o sam obiekt. Właśnie trwa budowa nowoczesnej Karcmy Bania, gdzie będziemy organizować zarówno eleganckie wesela, jak i huczne góralskie posiady. Najlepsze jeszcze przed nami. - przekonuje Małgorzata Suska, kierowniczka działu rezerwacji grupowej.

Hotel Bania oddaje do dyspozycji swoich gości prawie 800 miejsc noclegowych w 277 pokojach i apartamentach, niemal 300 miejsc parkingowych w podziemnym garażu, a także szeroką ofertę atrakcji lokalnych dla klientów indywidualnych oraz firm. Warto zaznaczyć, że w ramach każdego pakietu goście otrzymują nielimitowany dostęp do Termy Bania. Część konferencyjno-biznesowa zajmuje powierzchnię 1,5 tys. m2, czyniąc Bania Conference Center wiodącym ośrodkiem tego typu usług w południowej Polsce. Elastyczność aranżacji przestrzeni sprawia, że to od potrzeb klienta zależy, jaki układ sal będzie przygotowany na dane wydarzenie.

Obejmujące 400 m2 foyer z bezpośrednim wyjściem na taras zewnętrzny może być miejscem networkingu w czasie konferencji lub pełnić rolę wystawienniczą, ale także połączyć dwie duże sale w spójną przestrzeń bankietową. Sala Trzy Korony ze sceną, rozkładaną trybuną oraz nowoczesnym systemem nagłośnienia i techniki scenicznej pozwala na organizację koncertów i innych wydarzeń kulturalnych. Sala Wierchy daje możliwość aranżacji przestrzeni z wariantem podziału nawet na siedem sal. Z kolei w strefie VIP znalazły się cztery mniejsze pomieszczenia, przeznaczone do spotkań biznesowych w kameralnym gronie. Odpowiednia izolacja akustyczna zapewnia komfort poszczególnym grupom klientów, a własne zaplecze techniczno-gastronomiczne, autonomiczny parking i bezpośrednie wejście do strefy konferencyjnej sprawiają, że może ona funkcjonować niezależnie od pozostałych obszarów Hotelu Bania.

Jeśli zależy Ci na perfekcyjnej organizacji i profesjonalnej opiece organizatora eventu już od momentu sporządzania oferty, przez opracowanie agendy wydarzenia, aż do realizacji i wniosków po eventowych - najprawdopodobniej powinieneś skontaktować się z działem biznesowym Hotelu Bania.

Jeśli dodatkowo Twój event powinien odbyć się w nowoczesnych wnętrzach, jego przebieg mają ułatwiać najnowsze technologie, wykorzystywane w obiektach konferencyjnych najwyższej klasy, a po zakończonej konferencji Twoi Goście mają wypoczywać w wodach termalnych z widokiem na Tatry - wówczas już na pewno Bania Conference Center będzie strzałem w dziesiątkę.