Regulamin Gali „Ekogmina"

Art. 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.Niniejszy regulamin (zwany dalej: regulaminem) określa zasady i warunki uczestnictwa w gali „Ekogmina” (zwanej dalej Galą).
2.Organizatorem Gali jest Pro Media ssp. z o.o. z siedzibą w Opolu przy ul. Powstańców Śląskich 9, 45-086 Opole wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr 0000030307, z kapitałem zakładowym w wysokości 3.000.000,00 PLN, NIP 7540335245.
3.Gala (zamiennie zwana również w tym regulaminie Wydarzeniem) odbędzie się w dniu 30.03.2023 r. o godz. 11:00, w Auli Łącznik Politechniki Opolskiej, ul Mikołajczyka 16, 45-271 Opole.
4.Liczba dostępnych miejsc jest ograniczona. Uczestniczyć w Gali mogą jedynie osoby, które otrzymały zaproszenie oraz dokonały potwierdzenia obecności zgodnie z pkt 5 poniżej.
5.Wymagane jest wcześniejsze potwierdzenie obecności drogą mailową na adres [email protected] do dnia 20.03.2023 r.
6.Uczestnicy zobowiązani są przed wstępem na Galę okazać zaproszenie otrzymane od Organizatora. Zaproszenia nie mogą być przekazywane innym osobom.
7.W przestrzeni Wydarzenia do dyspozycji Uczestników będą: hol główny, aula, toalety.
8.Uczestnicy Gali zobowiązani są zapoznać się z niniejszym Regulaminem oraz przestrzegać jego postanowień. Osoby, które będą uczestniczyły w Gali z osobą towarzyszącą, są zobowiązane do zapoznania osoby towarzyszącej z treścią niniejszego Regulaminu. Organizator informuje, że na Gali będą wykonywane fotografie, a jej przebieg zostanie sfilmowany przez reportera Nowej Trybuny Opolskiej. Relacja z Wydarzenia w postaci zdjęć oraz nagrania zostanie zamieszczona na stronie nto.pl, naszemiasto.pl oraz na łamach Nowej Trybuny Opolskiej.
9.Organizator ma prawo do odwołania Wydarzenia, z powodów siły wyższej takiej jak m.in. pandemia, epidemia, zarządzenia władz, itp.
10.W przypadku odwołania Wydarzenia Organizator niezwłocznie powiadomi telefonicznie lub mailowo wszystkich zaproszonych Uczestników o tym fakcie.
11.Uczestnik Gali (przez którego rozumie się również osobę towarzyszącą przedstawicielowi Gminy) oświadcza, że poprzez wzięcie udziału w Gali wyraża zgodę na nieodpłatne i nieograniczone w czasie i przestrzeni wykorzystywanie, utrwalanie, zwielokrotnianie i rozpowszechnianie przez Organizatora i/lub podmioty trzecie współpracujące z Organizatorem (w szczególności jako Partner i/lub Sponsor Gali) swojego wizerunku utrwalonego w formie zdjęcia, fotografii wykonanej w trakcie trwania Gali, w szczególności w celach dokumentacyjnych, sprawozdawczych z Gali, reklamowych, promocyjnych, marketingowych i handlowych Organizatora, Polska Press sp. z o.o. oraz PL24 sp. z o.o. i/lub podmiotów trzecich współpracujących z Organizatorem (w szczególności jako Partner i/lub Sponsor Gali).
12.Uczestnik (przez którego rozumie się również osobę towarzyszącą przedstawicielowi Gminy) oświadcza, że mając na uwadze powyższą zgodę, jednocześnie wyraża zgodę na zamieszczanie fotografii/zdjęć obejmujących jego wizerunek w szczególności w prasie Organizatora, Polska Press sp. z o.o., PL24 sp. z o.o. i/lub podmiotów trzecich współpracujących z Organizatorem (w szczególności jako Partner i/lub Sponsor Gali), w tym prasie internetowej, na profilach Organizatora, Polska Press sp. z o.o., PL24 sp. z o.o. i/lub podmiotów trzecich współpracujących z Organizatorem (w szczególności jako Partner i/lub Sponsor Gali), jego portalach społecznościowych (w szczególności: Facebook, Instagram, Twitter). Uczestnik wyraża zgodę na zestawianie swojego wizerunku z wizerunkami osób trzecich, oznaczeniami Organizatora, Polska Press sp. z o.o., PL24 sp. z o.o i/lub podmiotów trzecich współpracujących z Organizatorem (w szczególności jako Partner i/lub Sponsor Gali).

Art. 2 ORGANIZACJA WYDARZENIA
Wejście:
1.Wejście do holu auli jest możliwe na 30 minut przed wyznaczoną godziną Wydarzenia.
2.Przy wejściu należy okazać zaproszenie przesłane przez Organizatora.
Aula:
1.W auli, w trakcie Gali, zostaną zaprezentowane rankingi przygotowane przez pracowników Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Opolu. Listę rankingową utworzono na podstawie danych własnych WFOŚiGW związanych z pozyskiwaniem funduszy zewnętrznych na poprawę jakości powietrza i wody na terenach gmin województwa opolskiego, a także innych działań podejmowanych przez władze gminy a zmierzających do szeroko pojętej ochrony środowiska. Utworzono pięć zestawień: „Eko-Gmina”, "Gmina OZE”, „Błękitna Gmina”, „Zielona Gmina”, „Gmina Czystego Powietrza” .
2.Po prezentacji każdego z rankingu nastąpi wręczenie pamiątkowych statuetek i dyplomów.
Statuetki otrzymają gminy wskazane w rankingach jako laureaci.
Hol:
1. W trakcie Wydarzenia, przewidziana jest jedna przerwa kawowa, a po zakończeniu Gali poczęstunek w formie szwedzkiego bufetu.

Art. 3 SKUTKI NIEPRZESTRZEGANIA REGULAMINU

1.Uczestnicy zobowiązani są do stosowania się do instrukcji Organizatora oraz przestrzegania zasad organizacji Gali. Uczestnicy niestosujący się do instrukcji i poleceń obsługi i personelu w przypadku naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu zostaną poproszeni o opuszczenie terenu Politechniki Opolskiej.
2.Organizator ma prawo w uzasadnionych przypadkach zawiadomić o zaistniałym naruszeniu odpowiednie służby porządkowe.

Art. 4 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

KLAUZULA OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO
Poniżej znajdziecie Państwo informacje na temat przetwarzania Państwa danych osobowych w ramach organizowanego przez spółkę Pro Media sp. z o.o. wydarzenia w postaci „Gali Ekogmina”

Realizując obowiązek wynikający z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/45/WE (dalej: „RODO”) informujemy, że:

1.Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Pro Media sp. z o.o. z siedzibą w Opolu przy ul. Powstańców Śląskich 9, 45-086 Opole, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS: 0000030307, z kapitałem zakładowym w wysokości 3.000.000,00 PLN, NIP 7540335245 (dalej: „Administrator”, „Spółka” lub „my”) będąca organizatorem wydarzenia pod nazwą „Gala Ekogmina” (dalej jako: „Wydarzenie” lub „Gala”).

2.Inspektor Ochrony Danych
W Spółce został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, z którym można skontaktować się drogą elektroniczną – na adres e-mail: [email protected] lub listownie - na adres: Inspektor Ochrony Danych, Polska Press sp. z o.o. ul. Domaniewska 45, 02-672 Warszawa.

3.Źródło pozyskania danych osobowych
Co do zasady Państwa dane pozyskujemy ze źródeł powszechnie dostępnych, takich jak: Inernet. Dodatkowo, Państwa dane osobowe możecie nam Państwo przekazać osobiście lub poprzez osobę trzecią w momencie dokonywania potwierdzenia przybycia na Galę. Również w przypadku złożenia reklamacji przekazujecie nam Państwo swoje dane osobowe niezbędne do jej przyjęcia oraz rozpatrzenia przez Spółkę.

4.Zakres przetwarzanych danych osobowych
Przetwarzamy Państwa dane osobowe w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji celów, o których mowa w ust. 5 poniżej, tj. imię, nazwisko, adres korespondencyjny, stanowisko, podmiot, który Państwo reprezentujecie. W ramach naszych kontaktów, w tym złożenia przez Państwa skargi czy reklamacji, możecie nam Państwo również przekazać dane takie jak numer telefonu czy adres e-mail. W przypadku, gdy z przebiegu Wydarzenia sporządzana jest relacja fotograficzna lub wideo, to Administrator może również przetwarzać wizerunek uczestnika Gali.

5.Cele i postawy przetwarzania danych osobowych
Będziemy przetwarzali Państwa dane osobowe w przesłania Państwu zaproszenia na organizowaną przez nas Galę, oznaczenia Państwa tożsamości jako uczestnika Wydarzenia, umożliwienia Państwu uczestnictwa w Gali, m.in. poprzez prowadzenie przez Administratora ewidencji uczestników, a także zapewnienia bieżącej komunikacji w sprawach związanych z Wydarzeniem, w tym przesłania Państwu materiałów dotyczących Gali oraz podziękowań za udział w Wydarzeniu. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na organizacji Wydarzenia, w tym pełnieniu nadzoru nad jego przeprowadzeniem oraz zapewnieniu bezpieczeństwa jego uczestnikom. W przypadku otrzymania z Państwa strony skargi lub reklamacji, będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu ich przyjęcia, rozpatrzenia, a także udzielenia Państwu odpowiedzi w zgłoszonej sprawie – w tym zakresie dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w ramach realizacji tzw. interesu prawnego Administratora polegającego na obsłudze reklamacji, obronie naszych praw oraz poprawy jakości świadczonych przez nas usług. Dane osobowe mogą być przez nas również przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń lub obrony naszych praw, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez Administratora jest w tym przypadku dochodzenie i obrona przed roszczeniami. W przypadku złożenia przez Państwa wniosku dotyczącego realizacji Państwa praw wynikających z przepisów RODO, podstawą prawną przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (realizacja obowiązków prawnych Administratora) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze otrzymywanych zgłoszeń). Administrator może również przetwarzać Państwa dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w ramach tzw. uzasadnionego interesu prawnego Administratora polegającego na prowadzeniu marketingu bezpośredniego naszego i podmiotów trzecich. W przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi dodatkową zgodę na otrzymywanie z naszej strony informacji handlowych dotyczących produktów i usług oferowanych przez nas bądź naszych partnerów oraz przetwarzania danych osobowych w tym celu, to dane osobowe będą również przez nas przetwarzane w ramach prowadzenia działań marketingowych za pośrednictwem kanału komunikacji wybranego przez osobę udzielającą zgody; podstawą prawną prowadzenia działań marketingowych przez Administratora jest w takim przypadku art. 6 ust. 1 lit. a RODO (tj. wyrażona zgoda).
W przypadku, gdy Administrator będzie utrwalał przebieg Wydarzenia, a także wykorzystywał Państwa wizerunek jako części całości Gali, w celach związanych z dokumentacją organizowanego przedsięwzięcia, jak również reklamowych i promocyjnych, w tym w celach związanych z promowaniem następnych edycji Wydarzenia, to Administrator będzie przetwarzał Państwa dane osobowe w postaci wizerunku na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest dokumentacja organizowanego Wydarzenia oraz promocja działalności Administratora.
Dodatkowo, Administrator informuje, że w przypadku, gdy dojdzie do publikacji materiałów dotyczących Wydarzenia (w szczególności relacji reporterskiej z wydarzenia) w tytułach prasowych wskazanych w art. 1 ust. 8 Regulaminu (zarówno tradycyjnych (drukowanych), jak i w ramach cyfrowych portali prasowych), to wydawca prasowy będzie przetwarzał materiał wideo oraz/lub zdjęcia mogące zawierać Państwa wizerunek jako część materiału prasowego w rozumieniu ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe.

6.Dobrowolność podania danych osobowych
Podanie przez Państwa danych osobowych, w celach o których mowa w pkt 5 powyżej jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie może uniemożliwić Państwu uczestnictwo w Wydarzeniu, a niekiedy także realizację innych uprawnień, które Państwu przysługują.

7.Odbiorcy danych osobowych
W niektórych przypadkach, gdy będzie to niezbędne dla prowadzenia naszej działalności, umożliwienia wykonania nam naszego zobowiązania lub realizacji nałożonego na nas obowiązku, będziemy uprawnieni do ujawnienia Państwa danych osobowych następującym grupom odbiorców:
•podmiotom świadczącym na rzecz Administratora obsługę techniczna, informatyczną i administracyjną, w tym w szczególności: usługi IT, analityczne, serwisowe, archiwizacji i niszczenia dokumentów, obsługi korespondencji, usługi doradcze, audytowe, windykacyjne i prawne, dostawcom narzędzi informatycznych, a także operatorom pocztowym i firmom kurierskim.
•podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, w tym sądom, organom administracji publicznej, organom ścigania w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami,
•spółkom z naszej grupy kapitałowej GK Orlen - w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji wewnętrznych procesów biznesowo-administracyjnych,
•podmiotom, na rzecz których wyraziliście Państwo zgodę na wykorzystanie Państwa wizerunku utrwalonego podczas relacji fotograficznej realizowanej podczas Gali, zgodnie z brzmieniem Regulaminu, w tym spółkom PL24 sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie oraz Polska Press sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie,
W przypadku, gdy dojdzie do publikacji materiałów fotograficznych w ramach kont w portalach społecznościowych Spółki (zgodnie z treścią Regulaminu) - odbiorcami danych będą użytkownicy takich platform społecznościowych.
6.Transfer danych poza EOG
Administrator nie planuje przekazywania Państwa danych osobowych do państw trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy, na który składają się państwa członkowskie Unii Europejskiej, a także Islandia, Norwegia i Lichtenstein. W przypadku konieczności przekazania danych poza EOG, zagwarantujemy zastosowanie adekwatnych środków ochrony danych osobowych, w tym m.in.: a) art. 45 ust. 1 RODO – na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony (w przypadku krajów, wobec których została wydana taka decyzja), b) art. 46 ust. 2 lit. c) RODO - na podstawie zawartej umowy o transfer danych, opartej na Standardowych Klauzulach Umownych przyjętych w drodze decyzji przez Komisję Europejską, c) art. 47 RODO - w ramach przyjętych wiążących reguł korporacyjnych. W przypadku przekazania danych poza obszar EOG, przysługuje Państwu prawo do informacji o sposobach uzyskania kopii zabezpieczeń lub o miejscu ich udostępnienia. Zapewniamy, że transfer realizowany jest przez Administratora wyłącznie w uzasadnionych przypadkach przy każdorazowym poszanowaniu Państwa prywatności.

7.Okres przetwarzania danych osobowych
Państwa dane osobowe będą przez nas przetwarzane przez okres niezbędny do przesłania Państwu zaproszenia na Wydarzenia, otrzymania potwierdzenia Państwa obecności, umożliwienia Państwa uczestnictwa w Gali, w tym zapewnieniu Państwa bezpieczeństwa podczas Wydarzenia. W przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes, to dane osobowe będą przez nas przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania lub do momentu wyrażenia przez Państwa sprzeciwu, w zależności który warunek ziści się wcześniej. W zakresie działań marketingowych będziemy przetwarzać Państwa dane przez okres w jakim cele wynikające ze zgody lub z naszego prawnie uzasadnionego interesu pozostają ważne, ale nie dłużej niż do chwili złożenia przez Państwa sprzeciwu albo cofnięcia zgody. Dane osobowe mogą być także przetwarzane przez okres, w którym mogą się pojawić ewentualne roszczenia związane z Państwa uczestnictwem w Wydarzeniu (np. w związku ze zgłoszoną reklamacją) – okres przedawnienia roszczeń określony jest przepisami Kodeksu cywilnego.
Jeżeli dalsze korzystanie z danych osobowych nie będzie konieczne lub nie będzie objęte obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa, Administrator podejmie uzasadnione działania w celu usunięcia ich ze swoich systemów i archiwów lub podejmie działania w celu ich anonimizacji.
W przypadku, gdy dojdzie do publikacji materiałów dotyczących Wydarzenia (w szczególności relacji reporterskiej z Gali) w tytułach prasowych (zarówno tradycyjnych - drukowanych, jak i w ramach cyfrowych portali prasowych), Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez wydawcę prasowego jako część materiału prasowego w rozumieniu ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe.

8.Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Państwa dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu. Administrator nie będzie także dokonywać operacji przetwarzania danych w sposób całkowicie zautomatyzowany, które jednocześnie mogłyby prowadzić do wydawania decyzji, wywołujących wobec konkretnej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających.

9.Pouczenie o przysługujących prawach
Przysługuje Państwu prawo żądania:
a.dostępu do treści swoich danych - w granicach art. 15 RODO,
b.ich sprostowania – w granicach art. 16 RODO,
c.ich usunięcia - w granicach art. 17 RODO,
d.ograniczenia przetwarzania - w granicach art. 18 RODO,
e.przenoszenia danych - w granicach art. 20 RODO.
W przypadku przetwarzania danych osobowych przez Administratora w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów (o których mowa w pkt 5 – tj. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), osoba której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.
Wszystkie powyżej wymienione uprawnienia mogą Państwo zrealizować poprzez zwrócenie się na adres kontaktowy: [email protected] albo pisemnie na nasz adres: Pro Media sp. z o.o., ul. Powstańców Śląskich 9, 45-086 Opole, z dopiskiem „RODO”.
Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.